Avantaje pentru consultanti si beneficiari de fonduri UE

 

 

Arhivarea electronică
– Mic ghid pentru pentru consultanții proiectelor pe fonduri europene

 

E firesc ca echipa de management și beneficiarii proiectelor în general să asigure autorităților contractante acces la documentele proiectelor implementate pe fonduri europene. Consultanți și beneficiari acceptă senini câte bătăi de cap și câtă muncă de căutare și preluare din arhive presupune fiecare cerere de plată, audit sau verificare de sustenabilitate.
Nici nu realizează alternativa de la un clik distanță!

 

De fapt, despre ce e vorba?

Din postura de consultant probabil că știți că pe de-o parte legislația europeană privind fondurile structurale și legislatia națională reglementează regimul păstrarii documentelor de proiect:

1. Prevederile art. 90 din Regulamentul CE nr. 1083/2006¹, privitoare la obligativitatea beneficiarilor programelor structurale și de coeziune de a asigura că ”Documentele sunt păstrate in original sau versiuni certificate conforme cu originalul pe suporturi de date acceptate de comun acord”

2. Implentarea de ”Proceduri pentru asigurarea unei piste de audit și a unui sistem de arhivare corespunzătoare”²

3. Prevederile art. 19 din Regulamentul CE nr. 1828/2006³ care stabilește ca suporturile de date acceptate sunt ”versiunile electronice ale documentelor originale sau documente existente doar in versiune electronică” cu condiția următoare ”În cazurile în care documentele există doar în format electronic, sistemele de calculatoare folosite trebuie să respecte standardele de securitate acceptate care asigură conformarea documentelor păstrate la cerinţele legale naţionale şi posibilitatea de a utiliza aceste documente în scopuri de audit.”

4. Prevederi reiterate și de documentele oficiale ale instrumentelor structurale nationale ca de exemplu Manualul beneficiarului POSDRU: ”În conformitate cu prevederile art. 19 al Regulamentului Comisiei (CE) nr. 1828/2006, documentele vor fi arhivate într-una din următoarele forme.....* documente care există doar în format electronic (în acest caz, în calitate de beneficiar, vă veţi asigura că sistemul informatic respectă cerinţele de securitate conform standardelor acceptate).

Pe de altă parte, reglementările din legislația națională privind standardele de securitate pentru arhivarea electronică apar în 2 acte normative:

1. Legea nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica⁴ si

2. Ordin MCSI 493/2009 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica⁵.

Conform acestor acte, arhivarea electronică legală în România înseamnă urmarea procesului de arhivare definit de Legea 135/2007 privind arhivarea electronică a documentelor. Păstrarea documentelor în format electronic se face într-un centru de date autorizat de MCSI. Documentele trebuie semnate de către un titular al dreptului de dispoziţie şi ulterior confirmate prin semnătură electronică de către un arhivator acreditat conform normelor de aplicare a Legii 135.

Astfel că sunt create condițiile legale pentru trecerea de la arhivarea fizică la arhivarea electronică pentru arhivele proiectelor scrise sau conduse de dvs., mai ales că, după cum se știe, ”Păstrarea documentelor se realizează atât pe parcursul, cât şi după expirarea perioadei de implementare a proiectului, până la data de 31.12.2021, cu posibilitatea prelungirii acestui termen până la închiderea oficială a programului” (Manualul beneficiarului POSDRU)

In acest context, SC ARHIDAVA SOLUTIONS SRL, inființată cu fonduri POSDRU ca unitate de economie socială, vă propune o soluție completă de management a documentelor.

 

Alegând soluția propusă de noi vă asigurați că:

- Arhiva proiectului se transformă într-o bază de date structurată și gestionată de o aplicație matură, verificată, ce permite regăsirea cu rapiditate a oricărui document folosind criterii de căutare multiple, astfel că orice document va fi la un clic distanță, iar pista de audit e asigurată ușor și rapid

- Arhiva proiectului respectă prevederile Regulamentelor CE referitoare la disponibilitatea documentelor, dar nu vă mai ocupă din spațiul necesar derularii proiectelor

- Arhiva proiectului se poate constitui pe tot parcursul derulării proiectului, astfel că fiecare document emis, inclusiv documentele contabile, poate fi încărcat in arhivă și accesat oricînd de cei care au dreptul

• Experiența noastră în domeniul arhivarii fizice și electronice a documentelor din cadrul proiectelor POSDRU și POR vă este la dispoziție

• Estimarea prețurilor serviciilor de arhivare in timp util va oferă posibilitatea introducerii costurilor in cadrul următoarelor proiecte

 

Știați și că:

1. De la 1 ianuarie 2016 noul Cod fiscal reglementează regimul arhivării electronice pentru documentele contabile?

2. De la 1 iulie 2016 a intrat in vigoare noua legislație europeană privind semnatura electronică care consacră¹ mai clar principiul că toate semnăturile electronice și toate documentele electronice au efecte juridice și nu pot fi respinse ca probe doar din motivul că sunt sub formă electronică ” ART 46. Unui document electronic nu i se refuză efectul juridic și posibilitatea de a fi acceptat ca dovadă în procedurile judiciare doar din motiv că este sub formă electronică.”

Fie că argumentele în favoarea arhivarii electronice v-au convins, fie că aveți nevoie de lamuriri, contactați-ne!

Arhidava Solutions