ARHIVAREA ELECTRONICA A DOSARELOR DE PERSONAL
Motivul principal pentru care un creator si detinator de documente trebuie sa-si arhiveze inregistrarile in bune conditii este dat de valorea lor juridica. Conform Codului Muncii, dosarele de personal trebuie pastrate timp indeplungat in arhiva companiei: http://legislatiamuncii.manager.ro/a/3085/precizare-dosarele-de-personal-se-pastreaza-obligatoriu-in-arhiva-timp-de-75-de-ani.html
In practica ne lovim de cele mai multe ori de cateva situatii care necesita accesarea inregistrarilor din arhiva:
· controale ale autoritatilor,
· evidenta, analiza si raportari interne,
· relatii comerciale cu tertii
· cereri ale personalului si alte nevoi ale departamentului HR
Chiar daca documentele care trebuie arhivate de IMM-uri sunt in principal documente financiar-contabile, care au in general termenul de pastrare de 10 ani, exista ale documente cum sunt statele de plata, care se pastreaza pentru 50 ani!
Astfel:
- Statele de plata se arhiveaza 50 de ani. La fel si ce tine de ele (contracte, decizii).
- De pe orice document din dosarul de personal se face, la cererea salariatului, copie conform cu originalul, inclusiv extras din revisal. La fel se intampla si daca cineva (fost sau actual salariat) solicita intocmirea dosarului de pensie (trebuie sa spui ce sporuri a avut, totul se ia din statele de plata)
Practic, angajatorul trebuie să pună la dispoziţia unui salariat sau a unui fost salariat, la solicitarea acestora, orice documente din dosarul de personal în copie sau copii ale paginilor din registrul electronic, în conformitate cu art. 8 alin. 3 din Hotărârarea Guvernului nr. 500/2011 privind registrul general de evidenţă al salariaţilor. Prin copii se va înţelege copie certificată conformă cu exemplarul aflat la dosar, conţinând data, semnătura şi ştampila angajatorului. Această certificare se va face de către reprezentantul legal al societăţii su de persoana împuternicită în acest sens de către reprezentantul legal.
Revisalul şi dosarul de personal vor fi păstrate pe o perioadă indelungata, astfel încât societatea trebuie să îşi asigure şi o soluţie de arhivare. Sursa: http://legestart.ro/dosarul-de-personal-al-angajatului-i-este-acesta-obligatoriu-sau-nu/ .
Simplu, eficient si prietenos – sistemul de arhivare electronica oferit de ARHIDAVA SOLUTIONS SRL asigura solutii de arhivare contemporane care vin in intampinarea nevoilor departamentului de HR:
- arhivarea electronica a documentelor de personal si pastrarea lor in siguranta pe termen lung conform codului muncii
- punerea la dispoziţia salariatilor a oricarui document din dosarul de personal în copie conform cu originalul
- intarirea functiei de de sprijin a angajatilor prin acces facil la dosarele de personal
- reducerea substantiala a sarcinilor legate de cautarea documentelor de personal in arhiva si eliberarea documentelor solicitate de personal sau alte departamente
- cresterea nivelului de satisfactie si implicit de retentie a personalului, obiectiv major al departamentului de HR
